當前，豐富多樣的項目建設、繁雜瑣碎的日常維護，以及迫在眉睫的技術創新使高校信息化部門面臨重重挑戰。為了提高工作效率，降低運營成本，尋求IT外包的幫助成為許多高校信息化部門的選擇。
那么，有哪些需求適于IT外包？如何選擇外包機構，控制項目風險？外包人員又應具有怎樣的技術水平與職業素質？
高校IT的有力補充
總體來看，IT外包最主要的作用就是補充信息化力量。
南京審計大學信息化辦公室副主任秦新國認為，外包首先能為學校信息化工作補充技術力量。尤其是在智慧校園建設常態化的背景下，高校的信息化工作對于學校的各項工作的支持度越來越高，在技術力量不充足的情況下，IT外包成為重要渠道。
大連理工大學網絡與信息化中心高級工程師郭曉明認為，外包能為學校信息化工作解決特定需求。
高校需求復雜多樣，在考慮建設成本、人員儲備、工作性質后，某些需求更適于依靠外包完成，包括溝通成本較小、內容清晰明確的需求，一次性或階段性的建設需求，常態化的運維需求，以及可依托成熟的二次開發平臺完成的需求，如辦事大廳的流程、一張表平臺的表格編制及移動開發平臺的H5應用開發等，最后還包括各類專業性的評估或檢查需求，如網絡安全測試、個人信息泄露和數據合規性檢查等。
郭曉明進一步提到，可依據工作內容和工作階段橫縱兩個角度，對外包工作進行類型劃分。
首先，根據工作內容的不同，外包可分為項目外包、應用外包、功能外包和培訓外包。他強調，目前各高校積極推進數字化轉型，提升全校職工的信息化、數字化素養刻不容緩。
其次，根據工作階段的不同，外包可分為規劃外包、可行性分析外包、設計外包、建設外包和運維外包。其中，因建設成本控制和高校需求不確定性較強，外包公司的規劃、可行性分析與設計工作往往針對性不足，因而較為少見，相比之下建設外包和運維外包更為常見。
目前，大連理工大學以建設外包與運維外包為主，將不同項目整體的立項規劃、方案設計和建設運行交付給不同的外包公司，具體人員安排和職責分配由外包公司全權負責，業務部門也與外包公司直接對接。在建設過程中，業務部門提出目標需求，外包公司負責落地實施，而信息化部門作為“大后方”輔助雙方進行充分的溝通與交流。
河海大學網絡與信息技術中心高級工程師李景奇認為，IT外包可分為硬件外包、軟件外包和運維外包三種類型。
硬件外包指依托校外電信部門建設數據中心等基礎設施，高校直接使用而無需負責維護；軟件外包指委托軟件公司定制化開發系統軟件，滿足學校的個性化需求；運維外包則是把網絡問題報修、VPN故障處理、虛擬化平臺運維等日常性、技術性、零散性較強的服務轉包給公司處理。
目前，河海大學依舊以運維外包方式為主，整體外包團隊共計11人左右，主要負責終端網絡運維、核心網絡運維、網絡安全運維、信息化系統運維、數據平臺運維和虛擬化平臺運維等項目。
進一步的，秦新國將IT運維外包分為網絡運維、數據庫運維與安全運維三類。而南京審計大學的外包團隊由網絡運維人員2人、數據庫運維人員1人和安全運維人員1人組成。
網絡運維負責保障學校網絡的穩定通暢，進行故障維修與施工、設備管理與維護等工作；數據庫運維負責保障數據中心核心服務器的正常運轉，同時優化數據庫運行策略，提高運作速度；安全運維則負責實時監控網絡運行狀態，防止數據泄露、網絡入侵、個人隱私竊取等問題的出現，運維人員需定期監測、掃描系統架構，及時發現、解決系統與軟硬件漏洞。
通過購買公司服務，共享設備與技術人員，既節省了購買檢測設備的高昂花費，也避免了軟硬件的閑置與浪費。
IT外包“穩”為關鍵
選擇IT外包合作對象時，需考慮哪些因素？
首先，考慮外包公司的技術實力。李景奇表示，外包公司應具有堅實的技術水平和豐富的高教行業經驗，在做好份內工作的同時，可以提供自身積累的經驗、知識和見解，帶動校內技術人員的能力提升，開拓校內人員的視野。
其次，考慮外包人員的穩定性。李景奇指出，由于外包人員需要一定時間熟悉、適應學校環境，如果項目中出現人員變動，則會在短期內降低服務效率和服務質量，因此外包人員應具備足夠的穩定性，滿足長時間的服務需求。
在此基礎上，郭曉明表示，高校需在合作開始前就要確定外包工作的程度、范圍與邊界，并在工作推進中占據主動地位。
同時，秦新國指出，在考慮公司的服務口碑、業績資質、行業經驗、隊伍穩定性之外，公司的業務范圍與專業性也應與學校需求高度適配，針對數據治理、基礎運維、軟件開發、安全防護等不同類型工作尋找特定公司，這樣服務質量才有所保障。
此外，還要考慮外包風險的分析與控制。郭曉明認為，目前IT外包過程中依舊存在較大風險。如果高校選擇了外包，就必須保障自身網絡安全、個人信息安全、合規性等方面不受影響，否則，外包有可能變成“定時炸彈”。
一旦外包人員的技術力量不足，相關意識也較為欠缺，那么就可能在工作中埋下風險與隱患。因此，學校應在前期具備風險防范意識，同時在外包過程中進行風險控制，對外包工作進行網絡安全或合規性檢查。
秦新國則表示，外包風險可分為數據風險、攻擊風險和延續性風險。
首先，針對數據風險，高校要控制外包公司的數據訪問權限，規范工作邊界，預防數據泄露，同時做好數據備份，加強過程監督。
其次，針對攻擊風險，高校應考察公司是否對網絡入侵與攻擊采取了完備的預防措施，從源頭阻止漏洞出現，同時借助專業設備檢測、掃描開發的軟件產品，確保無漏洞后才可公開上線。
第三，針對延續性風險，高校應采取聯合開發的方式，預防服務中斷。即在開發過程中，校方應與外包人員緊密合作、深度參與，清楚把握工作的內容、思路和進度，一旦外包人員發生變動，可確保工作的平穩交接，保證工作的連續穩定。
抓住合作“蜜月期”
對于與外包單位的合作，郭曉明認為，高校一定要抓住合作初期的“蜜月期”，帶動工作節奏，確定工作基調，形成緊密的合作氛圍與關系。
他指出，在“蜜月期”外包方和學校都愿意大量、主動地投入人力、物力，如果能將這種氛圍延續下去，達成密切、深入的合作關系，成為同心協力的合作伙伴，那么后期工作也能順暢推進。
但假如在“蜜月期”沒有打下良好的合作基礎，那么后期外包人員，尤其是非駐場人員，對工作的關注程度也會下降。
因此，高校一定要重視“蜜月期”的溝通交流，強化投入，不斷強調自身的標準與要求，與外包方緊密合作，形成緊湊的工作節奏。如果前期學校抓得松、管得弱，后期工作的推進也會更為艱難。
同時，要制定合理科學的考核制度。獎懲結合、定期匯報，依據指標進行考核。
秦新國認為，首先要在合作開始前就要明確工作職責、工作范圍和工作邊界，考核時獎懲結合。
其次要加強對外包人員的過程管理。通過每周例會了解外包人員工作內容、工作進度及存在的問題。如果是一年一采購的外包服務，則應在半年時做中期匯報，年終時做總結匯報，通過匯報了解外包人員的工作成效。
第三要制定相應的考核指標，對工作人員進行合理評價。指標可包括服務質量、服務態度、服務效果和服務的創造性。
其中，服務質量可細化為工作的完整性、時效性和故障的重復率等。服務態度可細化為響應速度和工作的主動性，是否能夠主動匯報、主動思考、主動補位等。服務效果則指工作成效和延伸效應，包括師生的滿意度以及是否在完成既定工作的同時對其他工作產生了良好的影響與推動。
服務的創造性則指外包人員能夠從學校的現狀出發，結合個人專業和思考，針對性地提出建設性意見、新想法和新思路。
秦新國認為，工作有三重境界：“干成、干好和干美”。“干成”即純粹按照指令完成工作，“干好”指工作中有思考、講配合、有創新，能優質高效地完成工作，而“干美”要求工作有系統性、全局性思維，服務有溫度，見解有深度，把工作當做事業來干。
郭曉明則表示，優秀的外包人員應符合五點要求：
第一，具備良好的溝通能力，可以應對高校業務人員的變動，與不同人員順暢地交流對接；
第二，具備網絡安全意識，避免在開發過程中出現低級問題；
第三，具備系統觀或大局觀，在完成分內工作的基礎上，與其他部門做好配合、交互，服務于學校的整體規劃；
第四，代碼干凈，容易閱讀，符合規范化和標準化的要求；
第五，具備需求“反芻”和不斷學習的能力。
他強調需求“反芻”的能力尤為重要。目前，高校需求與外包實現之間經常出現偏差，而這往往來源于需求溝通的偏差。
因此，優秀的外包人員應在拿到需求后，像動物“反芻”食物一樣，不斷、重復地思考、消化和吸收需求，最終達到完整、正確的理解，對外可以清楚解釋和復述需求。在“反芻”中，水平更高的外包人員還能提出更好方案，不僅能滿足原定需求，還能滿足之前被忽視的需求。
因此，這要求外包人員必須具備主動思考的能力，當需求下來后，能先“把骨頭嚼碎”，再通過自身的加工整合，“把釘子吐出去”。他指出，如果需求由多人在不同時間提出，那么外包人員應在消化吸收、思考綜合后給出完整的需求分析報告，并與所有用戶達成一致。
秦新國也指出，外包人員的響應速度、服務態度、服務質量都應是考慮因素。外包人員不應“就問題解決問題”，而應創造性、高質量地解決問題。一名優秀的外包人員可以穿透問題表面，深入問題肌理，徹底從源頭解決問題，防止同一問題的重復出現。
跳出外包看外包
郭曉明認為，在外包帶來的表層價值之外，高校信息化部門更應該關注其擁有的深層價值，擁有從高處俯視的視角，“跳出外包看外包”。
表面上，外包能減輕信息化部門的工作壓力，鍛煉高校對信息化人員的管理能力，提升高校人員的信息化素養。但從更深層向上思考，既然外包減輕了學校的工作壓力，那學校自身信息化能力的成長應體現在哪些方面？在得到新系統和軟件后，學校本身又沉淀了什么？信息化是否變得更為牢固？
郭曉明表示，對于外包工作，問題解決是起點而非終點，應當通過某個問題的解決，帶動大的發展趨勢。
同時，在借助外包減輕工作量后，學校更應去思考未來信息化工作的核心問題，即更宏觀、更關鍵的“元問題”，得出答案后再凝聚力量發展與實踐。
因此，在信息化工作愈發豐富的未來，校內人員將更多執行“大腦”的功能，調動資源去開展工作，保持“外面血液的正常流動”。
同時他表示，為了減少外包工作中的曲折坎坷，就必須降低高校需求的不確定性。“每所學校可能都在不斷變革，那么變化過程中不變的是什么？”
他認為，想要解答這個問題，高校就必須全面分析自身優劣，確定長久的信息化戰略與校級層面的外包策略，畫好未來的建設“藍圖”。在擁有“藍圖”的基礎上，讓外包方在清晰的戰略指導下開展工作，依據“藍圖”搭建上層建筑。
這一方面要求高校“畫出藍圖”，另一方面要讓業務部門、信息化部門和外包方“看到藍圖”，拉齊三方對“藍圖”的理解水平，例如，通過持續的宣講與強調，使學校的建設目標、工作標準和人員要求深入人心。
只有這樣，才能吸引優質人才，凝聚三方力量，提高工作的整體效率與質量。需要強調的是，雖然“拉齊三方的理解水平”有一定難度，但一定要讓大家意識到“水平面”的存在與高度，只有在信息化工作中超越目標驅動與問題導向，堅守核心的信息化戰略，才能吸引優秀人才加入，促進團隊的長足進步。
撰文：王靜雅
責編：陳榮
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